机要文件智能交换系统是一套基于智能传感技术、多通信融合、人工智能技术、集软硬件为一体的智能存储管理设备。通过对电子计算机操作软件的操作，实现了对档案文件从生成建档、录入、存放、定位管理、智能盘点文件、取出等整个周期的监控，实现对档案文件的规范化、智能化、自动化管理，有效提高文件交换的效率以及安全性。
主控柜双面配有15寸触摸显示屏操控，实行存入和取出分区域操作，更方便管理；
主柜配有高精度温湿度传感器，实时采集显示温湿度数值，**出常规存储环境时，系统自动报警，较大程度的保证了文件的存放环境；
每个柜门配有单独高强度隐藏式感应电子锁，双面开门设计使存入和取出操作分区域进行，文件存取更加方便；
每个人员进行身份权限登记注册，不同身份对应不同权限，使文件交换系统操作更加规范；
存入后自动发送通知短信至收件人，使文件交换操作更加具有时效性；
存取位安装高清摄像头，当系统登录或者存取文件时，系统自动拍照留存，为后期统计留下证据；
对档案文件从建档到取出的整个周期进行全面的监控；